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物業檔案收集的重要性

【 字體: 2019-07-29 14:02:24  閱讀次數:1335 次

物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的。物業管理正式開展后,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修,養護物業設施設備,還是了解業主及物業使用人情況以及收取物管費等,都要用到物業檔案,特別是在物業管理活動域涉及到民事、刑事案件也要調閱物業檔案。隨著《物業管理條例》深入實施,評選優秀物業管理項目活動的廣泛開展,物業管理工作逐步規范,對物業檔案管理的要求也越來越高。因此,人們也開始重視物業檔案管理的重要性。

物業檔案的收集就是按照物業管理的有關規定,依據物業檔案歸檔的范圍,通過一定的方法將物業管理機構各部門和個人手中有保存價值的檔案集中到物業檔案管理室的過程。物業檔案的收集是實現物業檔案的重要內容和基礎措施。通過收集工作,建立數量充足,種類齊全,質量優化的檔案因此,物業檔案的收集工作在物業檔案管理流程中占有非常重要的地位,有了物業檔案的收集工作,便有了物業檔案管理工作的開始。物業檔案是由物業管理文件材料經立卷整理,歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成,積累工作直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性。

物業管理文件材料是物業管理檔案的物質基礎,物業檔案情報價值的大小不但取決于檔案收集是否完整、齊全,而且取決于物業管理文件材料的形成是否規范、科學。沒有規范、完整的物業管理文件,就不會有規范、齊全的物業檔案。更談不上物業檔案的完整,保管也就失去了意義,利用價值當然也就大打折扣了。

在物業管理服務活動中,我們要審閱樹立檔案意識,需有專人負責,千方百計地做好檔案收集工作,按有關規定做好立卷整理,不斷改善檔案管理工作的條件,使之為經濟建設服務,為社會穩定服務,為物業服務企業升級創優服務。

 

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